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Spam ist nicht das Schlimmste daran

E-Mail Etiquette und damit verbundene Probleme

Oder: Empfehlungen zum Versenden von E-Mails

Von: The Essayist am 10 Oktober 1999
Die freie, d.h. sinngemäße Übersetzung stammt von: Dominik Boecker

Zum englischen Original.

Eine Einleitung.

Die Empfehlungen in Kurzfassung.

Schlüssel: von 1 = bißchen nervend bis T = Todsünde

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Definitionen

Ausführbare Files -- Eine Datei, die ein Computerprogramm ist und das sofort gestartet werden kann.

Bandbreite -- Die Kapazität der Kabel und Verbindungen, die jedermann im Cyberspace verbinden. Dieser ist selbstverständlich begrenzt.

Client -- Ein Client ist Teil der Server-Client Architektur des Netzes. Euer E-Mail Programm oder Euer Browser ist zum Beispiel ein Client. Er ruft von einem anderen Computersystem (einem Server) unter Verwendung eines identischen Protokolls Daten ab (bspw: E-Mails oder Webseiten).

Flame -- Eine Nachricht, die einzig und alleine dazu dient einen Anderen zu beleidigen, zu provozieren oder zu tadeln.

ISP -- Internet Service Provider. Der Provider ermöglicht die Teilnahme am Internet.

Mailinglisten -- Es wird eine E-Mail an eine bestimmte Adresse geschickt und von dort automatisch an alle weitergeschickt, die sich für diese Liste eingetragen haben.

Subject -- Die "Betreff"-Zeile einer E-Mail.

Anmerkung: Der Text findet sich im Original nicht, sondern wurde nachträglich von mir ergänzt. Das wird durch den andersfarbigen Hintergrund kenntlich gemacht. Zusätzlich findet sich der Hinweis:
Dieser Teil findet sich im Original nicht!

 

1. Rechtschreibfehler

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2 von 10 Punkten

Manche Leute sollten wirklich ein Rechtschreibprogramm benutzen -- insbesondere wenn auf der Arbeit E-Mails benutzt werden. Wenn man als Supervisor arbeitet, sollte man auch einen Grammatikcheck benutzen. Es gibt massenweise E-Mails, die vor Fehlern nur so strotzen und deren Lesen entsprechend länger dauert. Spätestens seit Ende 1999 hat jeder - sogar die kostenlosen - E-Mail Client die Möglichkeit einer Rechtschreibprüfung. E-Mails tendieren zwar dazu, etwas salopper formuliert zu werden, als Papierkommunikation, aber sollte es nicht auch bei E-Mails eine gewisse Schmerzgrenze geben? Bedenkt dabei, welchen Eindruck Euer virtueller Gegenüber von Euch bekommt!

 

2. Großschreibung

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2,5 von 10 Punkten

Großgeschriebene Wörter werden von der überwiegenden Mehrheit als Schreien 'gehört'. Es mag in der E-Mail zwar Teile geben, bei denen es nötig ist zu Schreien, ABER SELTEN DIE GANZE MAIL LANG! Schreit die Leute nicht an. Es ist unhöflich.

Dieser Teil findet sich im Original nicht!

Es geht aber nicht nur um konsequente Großschreibung, sondern auch um konsequente Kleinschreibung.

manche leute sagen mir auch, daß es doch viel schneller zu tippen sei, wenn man die schifttaste nicht bedienen muß. damit könne man dann in wesentlich kürzerer zeit wesentlich mehr E-Mails beantworten. das wäre dann für sie einfacher, weil man sich nicht so konzentrieren müßte und käme auch dem Empfänger zu gute, weil er schneller eine antwort bekommt.
Das ist meines Erachtens nach aber nicht im Sinne des Erfinders, denn einen ausschließlich klein geschriebenen Text finde ich wesentlich schwerer zu lesen. Das kann auch soweit gehen, daß es sinnentstellend wird, oder kann mir jemand sagen, was ich mit einem der folgenden Sätze meine:

Hat jemand potentielle Lösungen? IMHO ist das mindestens zweideutig....

Oft wird auch darauf hingewiesen, daß ein Text schneller und einfacher querzulesen ist, wenn richtige Groß-/Kleinschreibung verwendet wird.

Wieder andere werden in diesem Kontext richtig kreativ. DaS sIeHt DaNn So AuS uNd EiGeNtLiCh KaNn NiEmAnD mEhR dEn EiGeNtLiChEn TeXt EnTzIfFeRn. AuCh DeR aBsEnDeR nIcHt MeHr. InTeReSsIeRt DaS nOcH jEmAnDeN oDeR hAbT iHr aUfGeHöRt DaS zU lEsEn? DaS wÄrE zIeMlIcH sChAdE!1!

Schreibt die E-Mails so, als ob es ein Brief wäre. Macht es Euren Lesern einfach, indem Ihr die gängigen (und gewohnten) Schreibregeln beachtet!

 

3. Kein Subject

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3,5 von 10 Punkten

Schreibt eine sinnvolle Betreffzeile!

Wenn ich zur Arbeit komme, dann warten üblicherweise so um die 100 E-Mails auf mich. Viele davon betreffen weder mich noch meine Arbeit -- aber ich bin unfreiwillig bei einer Reihe von E-Mail Verteilerlisten angemeldet. Anhand des Betreffs kann man fast die Hälfte der E-Mails ungelesen löschen. Die E-Mails ohne Betreffzeile muß ich erst anlesen, bevor ich entscheiden kann, ob diese E-Mail wichtig ist, oder nicht. Es spart dem anderen Zeit, wenn man einen aussagekräftigen Betreff wählt.

Meine Lösung: Die E-Mail Software sollte bei E-Mails ohne Betreff warnen und ansonsten den Text: "Nicht wichtig, bitte löschen" einsetzen.

 

4. Späte Antworten

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4,5 von 10 Punkten

Das ist nicht notwendigerweise irgendjemandes Fehler. Ich erkläre erst das Problem als solches, dann zeige ich meinen Lösungsansatz auf -- man kann hoffen, daß die Manager eines ISP oder eines E-Mail-Weiterleitungsservices das in Betracht ziehen, sobald Sie diesen Text gelesen haben. Ich halte es für eine guten Lösungsansatz.

Einige von uns sind ständig online; leben online, sind praktisch immer erreichbar; beantworten E-Mails innerhalb von Stunden, wenn nicht gar Minuten. Andere sind nur alle paar Tage im Netz. Einige von uns betrachten das Telefon als fakultative Lösung, wenn Kommunikation mit jemandem notwendig wird, die nichts "besseres" haben. Andere geben Ihre E-Mail Adresse heraus, weil Sie denken, daß es cool ist, eine zu haben. (Das sind auch die Leute, die sagen, daß Sie Dir eine E-Mail geschickt haben und für gewöhnlich einfach nur ein Dokument an die E-Mail angehängt haben). Das Problem ist, daß wir jetzt an so jemanden eine Antwort schreiben und für Tage nichts von ihm hören.

Die Lösung: (ISPs zuhören!) richtet E-Mail Adressen mit Hostnamepräfixen -- nur für E-Mail-Adressen -- ein, die anzeigen, wie oft jemand beabsichtigt seine E-Mails abzurufen. Zum Beispiel:

beispiel@weekends.2ndlvl.invalid, beispiel@daily.2ndlvl.invalid, beispiel@4Xdaily.2ndlvl.invalid, beispiel@dontbother.2ndlvl.invalid

Anhand der E-Mail Adresse der Person könnte man genauer entscheiden, ob das Telefon in diesem Fall die bessere Wahl wäre.

 

5. Formatierter Text

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4,8 von 10 Punkten

Der E-Mail Verkehr begann als reines Textmedium, damit jeder mit einem Computer und einer Netzverbindung -- völlig unabhängig von der Systemschnelligkeit, Betriebssystem oder E-Mail Client -- die Möglichkeit hatte mit jedem anderen auf dem Planeten zu Kommunizieren. Warum sollte man das ändern wollen? Inzwischen geben die meisten E-Mail Clients die Möglichkeit den Text -- gewöhnlicherweise mit HTML -- zum Beispiel Fett, unterstrichen, kursiv, darstellen zu lassen.

Das Problem ist, daß nicht jeder einen Client benutzt, der HTML erkennt. Ihr habt folgendes geschickt:

Ich habe gerade eben das Buch Im Namen der Ehre von Anonymus zuende gelesen und ich fand es großartig!

Wenn ich diese E-Mail öffne, dann sieht das folgendermaßen aus:

<FONT COLOR="#800000">Ich habe <i>gerade eben</i> das Buch <u>Im Namen der Ehre</u> von <em>Anonymus</em> zu Ende gelesen und ich fand es </FONT><FONT COLOR="BLACK"><b>großartig</b></FONT><FONT COLOR="#800000">!</FONT>

Das läßt sich nicht gut lesen.

Wenn ihr unsicher seid, ob der Empfänger E-Mails so darstellen lassen will und ob sein Client dazu überhaupt die Möglichkeit hat, dann kann man Betonungen auch anders kenntlich machen:

Ich habe #gerade eben# das Buch _Im_Namen_der_Ehre_ von !Anonymus! zu Ende gelesen und ich fand es *großartig*!

Hierzu auch ein weiteres Beispiel, das ich erhalten habe.

Wenn doch formatierter Text verwendet werden soll, ist auf jeden Fall eine vorherige Rückfrage beim Empfänger angesagt.

Dieser Teil findet sich im Original nicht!

Es haben sich aktuell noch weitere Gründe ergeben. Mittels HTML kann man unter bestimmten Voraussetzungen nachvollziehen, ob eine E-Mail gelesen wurde. Ich halte das für einen erheblichen Eingriff in das persönliche Umfeld.

Die Benutzer des (IMO zu Unrecht sehr beliebten) E-Mail-Client Microsoft Outlook Express verschicken unbemerkt ein File, das sich "Enclosed.html", nennt. Dieses File enthält nur ein paar HTML-Elemente und sonst nichts. Keinen Text, keine Informationen, überhaupt nichts. Warum schickt ihr das mit? Es gibt in den Voreinstellungen eine Option das auszustellen. Macht das! Schaut nach, wo die Option zu finden ist und schaltet das aus. Es werden dann keine überflüssigen Anhänge mitverschickt. Das gehört eng zum Thema: Bandbreitenverschwendung.

 

6. Keine Antworten

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6 von 10 Punkten

Nicht jede E-Mail muß zwingend beantwortet werden.
Wenn man aber beruflich mit E-Mails arbeitet und man von jemandem außerhalb des Büros eine E-Mail bekommt (zB ein potentieller Kunde, ein Kunde mit einer Frage oder ein Geschäftspartner), dann sollte man schnell antworten. Selbst eine automatische Antwort: "Wir haben ihre E-Mail bekommen und wir werden uns sobald als möglich bei Ihnen melden, wenn das notwendig ist." reicht ersteinmal aus. Abgesehen davon, daß es höflich ist, ist es auch ein gutes Geschäftsgebaren. Daß diese Anfrage auch bearbeitet werden muß, sollte selbstverständlich sein.

Wie oft schreibt man eine E-Mail und bekommt überhaupt keine Antwort darauf? Meiner Meinung nach viel zu oft. Vergleichbar mit: "Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht" bei einem Anrufbeantworter und man wird nicht zurückgerufen. Das ist unhöflich.

Wenn ich zu einer nichtberuflichen E-Mail keine Antwort bekomme, dann gehe ich, so ich eine Reaktion erwarte, ersteinmal von einer sehr späten Antwort aus.

Wenn auf berufliche E-Mails keine Antwort kommt, sehe ich mich schlicht nach einem neuen Geschäftspartner um.

 

7. Reply All

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7 von 10 Punkten

Folgendes sieht man jeden Tag auf der Arbeit: Ein Manager schickt an alle Mitarbeiter eine E-Mail:

From: manager@firma.tld (Der Chef)
To: Alle Mitarbeiter
Subject: Beförderung von Manfred Muster in der Abteilung xy
Hiermit möchte ich mitteilen, das Manfred Muster zum stellvertretenden
Abteilungsleiter befördert worden ist. Blah, blah...
Alles Gute und weiterhin gute Zusammenarbeit
Der Chef

Unabwendbarerweise wird es mindestens ein Dutzend Antworten nach folgendem Muster geben:

From: verkauf@firma.tld
To: manager@firma.tld, Alle Mitarbeiter
Subject: Re: Beförderung von Manfred Muster in der Abteilung xy
Glückwunsch Manfred!!!!!! Weiter so!
Klaus
---------
From: manager@firma.tld (Der Chef)
To: Alle Mitarbeiter
Subject: Beförderung von Manfred Muster in der Abteilung xy
> Hiermit möchte ich mitteilen, das Manfred Muster zum stellvertretenden
> Abteilungsleiter befördert worden ist. Blah, blah...
> Alles Gute und weiterhin gute Zusammenarbeit
> Der Chef

... und danach ...

From: einkauf@firma.tld
To: verkauf@firma.tld, manager@firma.tld, Alle Mitarbeiter
Subject: Re: Beförderung von Manfred Muster in der Abteilung xy
Glückwunsch auch von mir!
Hans
---------
From: verkauf@firma.tld
To: manager@firma.tld, Alle Mitarbeiter
Subject: Re: Beförderung von Manfred Muster in der Abteilung xy
> Glückwunsch Manfred!!!!!! Weiter so!
> Klaus
---------
From: manager@firma.tld (Der Chef)
To: Alle Mitarbeiter
Subject: Beförderung von Manfred Muster in der Abteilung xy
>> Hiermit möchte ich mitteilen, das Manfred Muster zum stellvertretenden
>> Abteilungsleiter befördert worden ist. Blah, blah...
>> Alles Gute und weiterhin gute Zusammenarbeit
>> Der Chef

... und so weiter ...

Wenn Klaus und Hans sich entscheiden Glückwünsche zu senden, weil Manfred befördert worden ist, warum schicken Sie nicht Manfred eine E-Mail, sondern dem gesamten Personal? Dieses leidige Spiel hängt eng mit Multi-forwarded E-Mail zusammen.

Einer den schlimmsten Vorfälle in dieser Richtung, die ich erlebt habe -- obwohl es nicht Unternehmensweit war -- war folgender: Eine Person schickte eine E-Mail an die Abteilung und bat darum, daß derjenige, der sich Unterlagen von seinem Tisch genommen hat, diese doch bitte wieder zurückbringt. Person1 schickte ein "reply to all", daß er die Sachen nicht habe. Daraufhin schickte Person2 ein "reply to all" (gedacht für Person1!), daß er doch bitte die Antwort nicht an alle schicken muß.

Eine Lösung: Wenn der "reply to all" Button gedrückt wird, dann sollte an einer zufälligen Stelle der Text: "Ich bin der Idiot, der an alle antwortet -- [Name des Absenders]" eingefügt werden. Wenn der Text für alle bestimmt ist, dann wird man diese Zeile auch finden und löschen. Wenn man einfach unbedacht antwortet, dann ist dieser Satz in dieser Form auch gerechtfertigt.
Andere Lösung: Das Programm sollte mehrmals nachfragen, ob die Nachricht wirklich für alle bestimmt ist.

Der Punkt ist, die Leute zum Nachdenken anzuregen, ob diese Nachricht wirklich für alle bestimmt sein muß.

 

8. Ungefragtes Weiterleiten

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4,9 von 10 Punkten

Manchmal denken Leute, die sich für mehrere Mailinglisten über Witze oder für tagesaktuelle Nachrichten eingetragen haben, daß ich mich da auch eintragen würde, wenn ich nur wüßte, wie gut die sind oder wie man sich dort einträgt. Damit ich merke, wie gut die sind, schicken sie mir täglich die E-Mails, die sie von dieser Liste bekommen haben. Es ist schwer den Leuten zu sagen, daß sie das bitte sein lassen sollen, ohne ihre Gefühle zu verletzen -- besonders wenn sie Neulinge in diesem Medium sind -- und nicht ahnen, wieviele E-Mails man so schon täglich bekommt, wenn man ein "alter Hase" ist. Ich habe darüber nachgedacht, dasselbe mit den Leuten zu machen, aber ich glaube, daß ich mich damit sehr unbeliebt machen würde.

Der Punkt ist folgender: Nehmt nicht an, daß jeder das sehen möchte, was Ihr täglich an E-Mails bekommt. Es ist zwar verständlich, daß ihr besondere Schmuckstücke jemandem mitteilen wollt, aber bitte nicht jede E-Mail und das jeden Tag.

Eine weitere Option ist, alles für eine Weile zu sammeln und dann auf einen Schlag zurückzuschicken. Das halte ich mir für ganz schlimme Fälle auch offen.

 

9. Legenden & Viruswarnungen

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8,5 von 10 Punkten

Legenden sind recht unterhaltsam, wenn Sie das erste mal auftauchen; verzeihbar auch noch beim zweiten Mal -- aber nicht mehr, wenn's das siebte Mal ist, wenn es sie schon seit Monaten oder Jahren gibt. (Als Beispiel: Kostenlose Mobiltelefone von 'bitte passende Firma einsetzen') Diese Geschichten leben weiter, weil es offensichtlich Leute gibt, die denken, daß Sie für jedermann neu sein müssen, weil sie doch jetzt erst davon gehört haben. Wenn man sich die vielen Webseiten über Legenden und Hoaxes ansieht, ist es eine Schande, daß Leute bereit sind, ihre Glaubwürdigkeit zu ruinieren, indem sie an solche Geschichten glauben. Ich muß davon ausgehen, daß sie diese Geschichten glauben, weil sie mir diesen Müll schicken, ohne daß Sie vorher einmal die einschlägigen Webseiten gelesen haben. Einschlägig ist zum Beispiel die Seite Computervirus Falschmeldungen und Legenden.

Das eigentlich schlimme sind nicht nur die Geschichten als solche, sondern auch die Art, wie sie versendet werden. Mehr darüber im Abschnitt Multi-forwarded E-Mail und offene Adressen.

 

Bandbreitenverschwendung

Viele Benutzer machen sich nicht einen Hauch des Gedankens um die Verschwendung von Bandbreite und die Zeit anderer Leute. Wenn der Empfänger sich ins Internet einwählt, um seine E-Mails zu lesen, dann sollte er nicht 50K Nachrichten herunterladen müssen, um 3K Inhalt zu Gesicht zu bekommen. Das ist dann noch wichtiger, wenn jemand ein langsames Modem oder eine schlechte Telefonleitung hat. Eng damit verbunden ist der Abschnitt über formatierten Text.

 

10. Bandbreitenverschwendung: Dateianhänge

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7,5 von 10 Punkten

Der Header einer E-Mail braucht eine minimale Bandbreite. Einige Absätze brauchen ein bißchen mehr. Wenn man nach einem Bild oder Audiofile gefragt hat und dieses jetzt verschickt wird, dann ist das absolut in Ordnung. Häufig senden Leute jedoch Files, die genauso als normaler Text hätten gesendet werden können.

Beispiel: Für ein Projekt bekam ich letztens eine E-Mail, die ungefähr aus einem dutzend Zeilen bestand, in der jeweils ein Name und ein Datum stand. An diesem Text war überhaupt nichts besonderes. Es war keine besondere Schrift, es war nichts fettgedrucktes dabei, keine besondere Farbe, es mußte nicht sortiert werden, es war einfach nur Text. Es wurde als Dateianhang geschickt. Es brauchte mehr Bandbreite als eigentlich notwendig -- auf der Arbeit ist das aber nicht das große Problem -- aber ich mußte auch noch ein bestimmtes Programm starten, um diese paar Zeilen lesen zu können. Wo liegt der Sinn bei einem solchen Anhang, wenn es auch einfacher -- als reiner Text -- geht?

Ein weiteres Problem mit diesen Dateianhänge -- insbesondere wenn Sie das Büro verlassen -- ist, daß nicht jeder die gleiche Softwareausstattung, geschweige denn dasselbe Betriebssystem hat. Windows ist nicht die ganze Welt: Es mag sein, daß das bevorzugte Textverarbeitungsprogramm WordPerfect für den Macintosh, oder Applixware unter Linux, oder Emacs unter FreeBSD ist. Was jetzt? Wie löst man das? Wenn keine spezielle Formatierung für diesen Text notwendig ist, dann schickt es als reinen Text und niemand wird damit Probleme haben.

Kurzgefaßt: Verschickt nicht ohne vorherige Rücksprache Dateianhänge an andere! Das gilt um so mehr bei großen Dateien!

 

11. Bandbreitenverschwendung: Dateianhänge: Programme

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Mit allen diesen bekannten und unbekannten Viren im Cyberspace, bekommt jeder, der ungeprüft auf einen Dateianhang klickt, der auf .exe oder .pif oder ähnlichem endet, genau das, was er verdient. Selber Schuld! Keine Gnade.

Wer .exe oder .pif verschickt und erwartet, daß man die unbesehen öffnet (so man das überhaupt kann), der gehört geteert. Richtig schlimm wird es, wenn Text-Dateien als selbstentpackendes "Archiv.exe" verschickt werden. Solche Leute gehören gevierteilt! Der Empfänger kann ein völlig anderes System haben und mit diesen Files nicht anfangen. Und Jetzt? Ihr habt es verschickt (und Kosten gehabt), jemand hat es heruntergeladen (und Kosten gehabt) und was hat es gebracht? Nichts!

Vor nicht einmal ein paar Monaten konnte man ohne die Gefahr E-Mails lesen, daß man einen Virus, einen Trojaner oder ein anderes nettes kleines Programm bekam, das Daten im Computer auslesen kann. Wenn Ihr Microsoft's Outlook E-Mail Client benutzt, ist Deine Welt weniger sicher. Das Öffnen einer E-Mail in Outlook kann ein ActiveX Script starten, das allen möglichen Unfug mit dem Computer anstellen kann. Aber dafür ist es schön Anwenderfreundlich zu bedienen, richtig?

 

12. Bandbreitenverschwendung: Multi-forwarded E-Mail

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>>>>Hey! Schau Dir das mal an!
>>>>
>>>>>Hier ist eine Frage für Dich.
>>>>>
>>>>>>Wenn die E-Mail Informationen oder eine Geschichte enthält,
die so
>>>>>>wichtig ist, daß ihr mir die unbedingt Schicken müßt,
>>>>>>Ist es dann so viel verlangt, diese E-Mail wieder ein
>>>>>>bißchen in eine Form zu bringen, die man gut lesen kann,
bevor ihr
>>>>>>mir die schickt?
>>>>>>
>>>>>>Wenn die E-Mail das nicht wert ist, (ein paar Suchen & Ersetzen
sind genug)
>>>>>>warum schickt ihr Sie mir dann überhaut?
>>>>>>Danke für's Nachdenken!

Wenn das Weiterleiten wirklich notwendig sein sollte, dann muß man auch die Quotezeichen '>' entsprechend der Zitatebenen anpassen und alle überflüssigen aus der E-Mail entfernen; In demselben Arbeitsgang sollten auch sichtbare Headerzeilen, inclusive aller E-Mail Adressen aus der E-Mail gelöscht werden. Mehr dazu findet sich auch im nächsten Abschnitt und im Teil: Offene Adressen.

 

13. Bandbreitenverschwendung: Schlechtes Zitieren

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Wenn man sich mehrmals hin und her schreibt, dann sieht man oft, daß der Vorgängertext am Ende der E-Mail komplett mitzitiert wird -- wie oben am Beispiel Reply All gezeigt. Es verschwendet unnötig Bandbreite, die bezahlt werden muß. Wenn man auf einen speziellen Teil einer E-Mail antwortet, dann läßt man nur diesen Teil stehen, der Rest wird gelöscht. Zu diesem Aspekt gehört auch das "intakte" Zitieren, ohne daß Zitate umbrochen werden und dann das Zeichen ">" nicht mehr vorhanden ist, das ein Zitat kennzeichnet. Es ist verwirrend eine Antwort -- besonders wenn die Frage schon eine Zeit her ist -- auf etwas zu lesen und nicht sehen zu können, wer was geschrieben hat.

Eine hervorragende Anleitung zu diesem Komplex findet sich auf der Webseite von Volker Gringmuth.

 

14. Bandbreitenverschwendung: Offene Adressen

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17 von 10 Punkten

Es gibt ein paar Grundsätze beim Adressieren von E-Mails, die viel zu viele Nutzer nicht kennen oder denen es zuviel Aufwand ist, sich daran zu halten; Es sind auch nicht nur Neueinsteiger.

Jeder E-Mail Client, den ich je gesehen habe, benötigt mindestens eine Adresse im Feld TO:. Wenn man E-Mails an mehrere Personen schreibt, dann soll man davon ausgehen, daß diese Information für (written TO:) diese Leute im Feld TO: geschrieben wurde. Wenn die E-Mail andere Leute lediglich informieren soll -- Sie müssen oder sollen nicht notwendigerweise auf diese E-Mail reagieren -- dann sollte man diese Leute in das Feld CC: hineinsetzen. CC: steht für 'carbon copy (Fotokopie)'. Alle Empfänger können sehen, an wen (im TO:) die E-Mail verschickt wurde und wer sie als Kopie CC: erhalten hat. Wenn jemand jetzt ein "reply to all" macht, dann erhalten alle, die im TO: und im CC: eingetragen sind, diese E-Mail.

Wenn die E-Mail auch an Leute gehen soll, die nicht für die Empfänger, die im TO: oder im CC: stehen, erkennbar sein sollen, dann gehören diese Adressen in das Feld BCC:. BCC: steht für 'blind carbon copy (Blindkopie)'. Ein "reply to all" von einem der Empfänger aus dem TO: und dem CC: Feld wird diejenigen, die im BCC standen nicht erreichen, weil diese Adressen nicht in der E-Mail weitergegeben werden. Wenn jedoch ein BCC-Empfänger auf diese E-Mail ein "reply to all" macht, dann erhalten alle aus dem TO: und dem CC: diese E-Mail und seine Adresse wird offengelegt.

Beachtet auch das TO: und CC: Feld, wenn ihr auf E-Mails antwortet, wenn es um etwas persönliches geht, dann schließt nicht jeden ein, der diese E-Mail noch bekommen hat.

Wenn man an viele Leute eine E-Mail schickt, die nicht voneinander wissen sollen (oder dürfen), gibt es zwei Möglichkeiten.
Entweder trägt man seine eigene Adresse in das to: ein und die Empfänger bekommen eine BCC; Oder aber man erstellt eine Empfängerliste, die man immer und immer wieder verwenden kann. Das kann eigentlich jeder E-Mail Client. Das Handbuch gibt darüber Auskunft.

Bei E-Mail Adressen, die wieder und wieder weitergeleitet werden, schaffen die Nutzer im wesentlichen zwei Probleme:

  1. Große E-Mails mit wenig Information -- die Größe stammt aus den Headern mit den E-Mail-Adressen und den Informationen, die zur Auslieferung der E-Mail benötigt werden.
  2. Käuflich erwerbbare fertiggestellte Adreßlisten, die zum Spammen (Versenden von ungefragter kommerzieller Werbung) verwendet werden können. Mir schaudert es, wenn ich daran denke, wie oft meine E-Mail-Adresse bei Spammern in dieser Liste erschienen ist, weil jemand, der es nicht besser wußte entschieden hat, mir und vielen anderen aus ihrem Adreßbuch eine E-Mail weiterzuleiten ohne die Adressen "voreinander zu verstecken".

Diese Gefahr ist auch keine Einbildung. Ich bekomme fast täglich Spam. :-(( Deswegen habe ich auch mehrere E-Mail Adressen. Eine, um mich in Mailinglisten einzutragen, andere die im Netz veröffentlicht werden und mit der ich im Usenet schreibe und auch eine, die nur beruflich verwendet wird. Der Spam auf diese Geschäftsadresse nimmt immer dann zu, wenn mir Geschäftspartner eine E-Mail weiterleiten, die (teilweise hunderte) von sichtbaren Adressen beinhaltet (meine dann leider auch).

Wenn man solche E-Mails bekommt, kann man versuchen, die Leute ein bißchen zu erziehen und den Schaden zu begrenzen. Es gab dann eine Antwort an alle, mit dem Hinweis auf die Gefahren und wie man es richtig machen sollte. Manchmal bekommt man positive Antworten.
Manchmal aber auch nicht. Jeder, der ein bißchen länger im Netz unterwegs ist, kennt irgendwann die dahinterstehenden Gesetzmäßigkeiten und weiß auch, wie man ein solches Problem dann angeht. >:-[ Eng damit zusammen hängt das sogenannte Flaming.

Zusammengefaßt läßt sich sagen, daß offene Adressen so ziemlich das Allerletzte sind.

Zu diesem Schluß kommt auch Matthias Opatz bei seiner bebilderten Anleitung: Das Geheimnis der »blinden Durchschläge«

 

Dieser Teil findet sich im Original nicht!

15. Disclaimer

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Unter manchen Mails findet man ab und an "lustige Anhänsel", die damit beschäftigen, wer wann und unter welchen Umständen eine E-Mail lesen "darf". Oder auch Hinweise, daß die E-Mail - falls man nicht deren Adressat sei - unverzüglich zu löschen und der Absender zu benachrichtigen sei.

Ein paar Überlegungen, was man davon halten sollte...

 

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16. Bestätigungsmails

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Einige E-Mail-Clients bieten die Option an, daß bei jeder einkommenden E-Mail automatisch eine Eingangsbestätigung verschickt wird. Das geht in der Theorie über die Anweisung Return-Reciept-To: <E-Mail@adresse.tld>. Da diese außer einem kurzen Text, daß die E-Mail angekommen ist keine weitere Informationen enthält, ist das eine unsinnige Belastung des Netzes. Schaltet diese Option aus.

Andere E-Mail-Clients bieten beim Verschicken manchmal auch die Option an, daß eine "Lesebestätigung" angefordert wird (X-Confirm-Reading-To: <E-Mail@adresse.tld> oder Disposition-Notification-To: <E-Mail@adresse.tld>). Woher weiß denn das Mailprogramm, daß der Text wirklich gelesen wurde und nicht nur ein kurzer Blick in die E-Mail geworfen wurde, um Sie passend weiterzuleiten? Dazu kommt noch, daß die wenigsten E-Mail-Clients diese Befehle verstehen, denn es sind Eigenentwicklungen der Firma, die das Mailprogramm programmiert hat und nicht offiziell standardisiert wurden. Fragt also nicht nach, wenn diese Bestätigungen nicht bei Euch ankommen.

Mein Client unterstützt diese nutzlosen Bestätigungen nicht und wenn mir ein solcher Header durch Zufall mal auffällt, dann schreib ich bei der Antwort noch:
PS:
> X-Confirm-Reading-To: <E-Mail@adresse.tld>
Ah ja, ich habe übrigens gerade ihre Mail gelesen. Nur, weil sie das ja unbedingt wissen wollten. :-)

Eine weitere Möglichkeit ist die Kontrolle (und es ist nichts anderes) des Empfängers mittels HTML. Dazu schickt man die E-Mail als reines HTML (warum man das nicht machen sollte) und fügt irgendwo zwischendrin eine Grafik ein, die auf dem eigenen Server liegt. Wenn der Empfänger die E-Mail öffnet, dann wird diese Grafik von dem fremden Server geladen und das taucht im Logfile des Servers auf. Dann weiß man, daß die E-Mail geöffnet wurde.

Nur ist diese Art nicht nur aufwendig, sondern auch noch unsicher. Erstens weiß man nicht, ob der E-Mail-Client des Empfängers auch HTML darstellt (recht viele können das nicht; meiner zum Beispiel). Es gibt allerdings auch Clients, die aus Sicherheitsgründen keine Daten von außen nachladen und damit nur das HTML aus der Mail selber auswerten. Zweitens gibt es offline Clients (so einen habe ich), das heißt, daß der Empfänger nicht im Netz ist, wenn die E-Mail gelesen wird und es kann kein Zugriff auf den Server stattfinden. Und drittens gibt es Leute, die HTML-E-Mails ungelesen (automatisch) löschen (lassen), weil das Versenden von HTML in E-Mails als unhöflich empfunden wird.

Vergeßt die Eingangs-, bzw. Lesebestätigung einfach, denn es ist unsicher, daß der Client des Empfängers die entsprechenden Befehle kennt und die Bestätigungsmail wirklich das bedeutet, was Ihr annehmt, wenn Sie bei Euch ankommt. Auch die sonstigen Formen, wie man feststellen kann, ob die E-Mail geöffnet wurde, sind nicht sicher und werden bei Entdeckung (was nicht wirklich schwer ist) auch als ziemlich unhöflich empfunden, weil diese Methoden vielfach von Spammern verwendet werden, um Adressen zu verifizieren, weil die Adresse dann mehr wert ist, weil positiv feststeht, daß Sie gelesen wird. Möchtet ihr gedanklich in die Nähe dieser Leute gestellt werden?

 

17. Fehlerkombinationen

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Beispiel: Eine E-Mail, mit dem Subject: Wichtig!!!!!!, die schon mehrmals weitergeleitet wurde und bei der alle Zeilen so beginnen: ">>>>>>>>>> EINE VIRUSWARNUNG!". Zusätzlich sind dann noch alle (am besten hunderte) von E-Mail-Adressen sichtbar und zum Schluß enthält die E-Mail nur einen kurzen Kommentar und ein als Programm gepacktes .DOC als Anhang, das sich nur auf Windowsrechnern starten läßt.

Herzlichen Glückwunsch!

Du hast Dich gerade zu der Person gemacht, die ich aus meinem Freundeskreis am wenigsten mag!

Die Lösung:

http://www.dominik-boecker.de/email/

Schicke den Leuten diese Adresse und das Problem wird sich lösen. Schick ihnen nur die Adresse, nicht die gesamte Seite, aber das solltet ihr inzwischen alleine herausgefunden haben!

 

17. Flaming

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5,8 von 10 Punkten

Wenn man jemanden flamt, insbesondere auf einer Mailingliste, so werden sie zurückflamen. Das Problem taucht immer auf und alle dieser Mailingliste bekommen das mit. So was wird mit einem privaten E-Mail Austausch geklärt, nicht in der Öffentlichkeit. Eine Anleitung zum flamen findet sich auch im Netz.

 

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Quellen

Ich habe die Quellen (bis auf den Link auf das Original) auf den deutschsprachigen Raum angepaßt. Die vollständige Quellenangabe findet sich am Ende des Originalartikels.

 

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Persönliche Anmerkungen:

Ich habe zu diesem Artikel einige E-Mails mit Hinweisen, Verbesserungsvorschlägen und auch Kritik bekommen. Dafür danke ich recht herzlich und bin natürlich dankbar, wenn diese weiterhin geäußert werden!
Zu dieser Kritik habe ich einige Anmerkungen und Überlegungen formuliert.

Zum Einstieg und Umgang mit Newsgruppen:

Ich habe aus diesem Artikel heraus (Im Gegensatz zum Original) auch auf Newsgruppen verwiesen. Im Usenet (kurz: News) werden bestimmte Umgangsformen gerne gesehen und eigentlich als selbstverständlich vorausgesetzt. Es geht um ein geordnetes, effektives und auch höfliches Miteinander, deswegen gibt es jetzt zwei Links zu Einführungen ins Usenet, damit ihr direkt den richtigen Einstieg in dieses hochinteressante und nützliche Medium bekommt.


Nepal im Mai 2000.

ImpressumDieses Dokument im WWW: http://www.dominik-boecker.de/email/
Letzte Änderung: 03. Mai 2003